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    中國煤礦文化宣傳基金會財務管理制度

    發布時間:2014年01月24日 字體:

    第一章 總則

    第一條為規范中國煤礦文化宣傳基金會(以下簡稱基金會)財務行為,加強財務管理工作,根據《會計法》、《預算法》、《民間非營利組織會計制度》、《行政單位財務規則》以及財政部、民政部和中國煤礦文化宣傳基金會章程有關財務管理規定,制定本辦法。

    第二條基金會領導對會計基礎工作承擔領導責任。

    第二章 會計核算辦法

    中國煤礦文化宣傳基金會,嚴格按照財政部頒發的《民間非營利組織會計制度》執行,進行會計核算。主要包括:

    1、財務部門做好預算和財務管理工作。管理好單位的各項資金,確保各項業務順利開展。

    2、財務部門統一辦理和審核財務收支。辦理現金、轉賬、匯兌等資金結算,辦理經費的撥入、支出、往來款項的收付等業務。監督管理各項資金的使用,嚴格執行“收支兩條線”管理,防止資金的浪費、挪用和擠占。

    3、嚴格按照國家統一會計制度,進行會計核算。包括對原始憑證合法性的審核、賬務處理等財會事務。加強會計基礎工作規范,保證核算操作規范合法達標。

    4、編制會計報表,及時向上級有關部門提供財務報告,會計服務及合法、真實、完整的會計信息。

    5、接受財政、監察、審計等有關部門的各項檢查,如實提供會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料以及有關知悉情況。

    6、負責收費票據的領取、保管、分發和核銷。加強會計檔案保管工作、保證核算操作規范合法達標。

    第三章 財務會計崗位責任制

    為規范中國煤礦文化宣傳基金會以下簡稱(基金會)行為,加強財務管理和經濟核算,如實反映基金會的財務狀況,正確劃分經濟責任和經濟利益,有效利用各項資產。依據財政部頒發的《會計法》、《內部會計控制規范》等法律法規及上級機關有關財務規定制定本制度。

    財務人員應當嚴格遵守國家有關法律、法規和財務規章制,規范財務活動,加強財務管理,實行會計監督。具備必要的專業知識和專業技能,具有從業資格,并按照國家有關規定參加培訓。財務人員因工作調動,必須將本人經管的會計工作全部移交給接替人員,交接前應及時整理各項資料,編制移交清冊,對未了事項寫出書面材料。辦理交接手續時,按有關規定必須有監交人負責監交。

    (一)會計崗位職責:

    第一條貫徹執行國家財經法規和財務制度。參與基金會各項財務管理制度的制定和執行,研究制定財務工作計劃,定期檢查、總結工作,保證工作任務的完成。

    第二條組織財務人員進行業務學習和經驗交流。按財政部、上級機關要求組織參加業務培訓。

    第三條審核各項財務收支,嚴格執行財務制度。根據上級核準的預算數和財務會計制度規定,認真審核各項收支。各項收入、支出項目明確,符合財務制度要求。對計劃外的收支提出具體補充計劃建議并按程序報請審批。對違反財經紀律的開支,應拒絕報銷。

    第四條協助基金會理事長做好經費預算的管理和使用。根據上級批復的年度預算計劃,結合基金會的具體情況,審核各項財務計劃和預算經費執行情況,做財務情況分析報告,保證各項業務工作的順利完成。

    第五條負責編制年度財務預(決)算、稅務及統計等財務報表,保證報表準確、及時報出。

    第六條負責記賬憑證的復核工作。審核中如發現有違反財務制度、經濟合同、協議的情況,應拒絕受理。

    第七根據復核簽字后的記賬憑證,使用財務軟件正確登記賬簿,按規定打印整理記賬憑證及賬簿。按照會計制度規定,定期對賬、結賬,做到賬實相符,賬賬相符。

    第八條負責職工個人收入所得稅的代扣代繳工作,每月按國家稅法規定,從職工工資中扣繳個人收入所得稅,按要求交入國庫。

    第九條負責保管銀行印鑒專用章,負責購買支票及審核支票的簽發。

    第十條負責監管會計檔案的完整、安全。負責會計賬簿、會計憑證、會計報表、稅務報表、統計報表、銀行對賬單和計算機軟盤等會計檔案資料的匯集、整理、裝訂、保管。分別按月、年裝訂成冊,存入檔案柜,未經批準不得外借。

    第十一條負責固定資產的管理工作。組織有關部門對固定資產定期進行清查盤點,年終進行全面清查。發現盤盈盤虧和毀損等現象,要查明原因,弄清責任,按規定的審批權限辦理報批手續。發現有多余、閑置以及保管、使用、維護不當的固定資產及時向領導提出改進意見。

    第十二條完成領導交辦的其他工作。

    (二)出納崗位職責:

    第一條對原始單據進行認真審核、及時記賬。審核內容包括:單位名稱、經濟內容、手續、單價、數量、金額、經辦人、驗收人、負責人簽字等的正確性、合法性,應附的原始單據是否齊全,張數是否相符。對購進的辦公設備審核是否有預算及領導批示,是否按政府采購程序辦理。會議費的審核是否有預算、會議文件、領導批示、結算明細單。審核借款業務是否合規,手續是否完備,對借用轉賬支票的個人或部門,審核借用用途、金額、經手人、負責人的簽字等內容,如有前賬未清,一般不予再借。及時清理往來款項,每季末將全部借條與明細賬核對,催報應收款項。對不能及時清理的呆賬,報請領導處理。審核后交會計復核后的憑單辦理現金、支票收付業務,并加蓋“收訖”、“付訖”、“序號”等戳記。

    第二條當日實現的收付款憑證,應按日序時編號登記,及時整理,正確記錄現金收付業務,做到日清月結。發現賬款不符時,應及時報告財務負責人,查明情況及時處理,不準用長款抵沖短款。

    第三條嚴格執行《現金管理暫行條例》、《支付結算辦法》,保證現金、銀行存款安全、完整。按規定存取現金(萬元以上需兩人同行)和使用支票,核對銀行存款日記賬、銀行對賬單,隨時掌握銀行存款余額情況,不簽發超過銀行存款金額的付款憑證。對未達賬項及時核對、催報。月末填制銀行存款余額調節表,使銀行存款日記賬余額與銀行對賬單余額相符。

    第四條保證每天所需現金及時到位,每日庫存現金不得超過3000元。若超過要及時存入銀行,不得坐支,不得“白條抵庫”,現金日記賬做到日清月結。支票遺失時,要立即向銀行辦理遺失手續,對于填寫錯誤的支票要加蓋“作廢”戳記,與支票存根一起保存。對于發出暫時不用的在有效期內的轉賬支票要及時收回;對于超期不繳要催促領用人及時交回或報銷。

    第五條協助會計做好固定資產管理工作。督促有關部門或人員對購置、調入、內部轉移和調出的固定資產辦理會計手續。根據會計憑證登記固定資產卡片,定期進行核對,作到賬、物相符,編制固定資產明細表。

    第四章 貨幣資金管理辦法

    第一條為了加強對貨幣資金的內部控制和管理,保證貨幣資金的安全,根據《中華人民共和國會計法》和《內部會計控制規范—貨幣資金(試行)》等法律法規,結合基金會實際情況,制定本辦法。

    第二條本辦法所稱貨幣資金,是指基金會所擁有的現金、銀行存款和其他貨幣資金。其他貨幣資金包括:外埠存款、銀行匯票存款、銀行本票存款、信用卡存款、信用證保證金存款、在途貨幣資金等。

    第三條基金會財務部門負責貨幣資金的運籌和管理?;饡撠熑藢ω泿刨Y金內部控制制度的建立健全和有效實施以及貨幣資金的安全、完整負責。

    第四條建立貨幣資金崗位責任制,配備具有會計從業資格證書的人員,明確相關部門和崗位的職責權限,確保不相容崗位相互分離、制約和監督。

    第五條出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和有關收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作;不得由一個人辦理貨幣資金業務的全過程。

    第六條辦理貨幣資金業務的人員,應當具備良好的職業道德,忠于職守,廉潔奉公,遵紀守法,客觀公正,不斷提高會計業務素質和職業道德水平。

    第七條3萬元以下的資金支出,由分管副理事長、分管財務領導或授權人審批;3—5萬元的支出,報理事長同意方可支付;5萬元以上的須經理事長辦公會批準。

    第八條基金會原則上不允許向外單位借出貨幣資金。因特殊原因需要借出貨幣資金的,須經理事長辦公會批準。

    第九條建立貨幣資金責任追究制度,防范貪污、侵占、挪用貨幣資金等違法行為。

    第十條按照《現金管理暫行條例》和《現金管理暫行條例實施細則》等規定,確定現金開支范圍,單筆結算不超過1000元。不屬于現金開支范圍的業務應當通過銀行辦理轉賬結算。

    第十一條按照中國人民銀行《支付結算辦法》規定,辦理存款、取款和結算業務。

    第十二條貨幣資金的收支必須有合法的原始憑證作為依據。經辦人員根據審核后的合法原始憑證填寫收、付款申請單,在預算范圍內根據授權原則由各級負責人對收入支出的合法性、真實性、合理性審批后,按規定的流程到財務部門辦理收入和支出手續。

    第十三條財務人員應對業務部門的收入、支出原始憑證的合法性、真實性和合理性進行審核。對于非法支出,會計人員應拒絕辦理;對于業務合法但明顯不合理的支出,應逐級上報。會計人員根據審核的原始憑證編制會計憑證,作為出納人員辦理收付款的依據。

    第十四條貨幣資金收付要遵循“收有據、付有憑”的原則辦理。

    第十五條現金由出納員專人管理,會計不得兼任出納。

    第十六條應配備合格的保險柜保存庫存現金,放置保險柜的場所應設置防盜門窗。

    第十七條各部門取得的貨幣資金收入應當及時送交財務部門,嚴禁收入不入賬,私設“小金庫”,設賬外賬。

    第十八條每年年終,財務部門應全部收回定額備用金借款,次年再借。

    第十九條到銀行辦理提取現金或上交現金等業務時,應派專車和保安人員護送,確保人員及現金的安全。

    第二十條出納人員不得以白條充抵或挪用庫存現金,不得用單位保險柜保管非本單位持有的現金。

    第二十一條必須在每日結賬后進行現金盤點,由盤點人員填制《庫存現金盤點表》,將盤點金額與現金科目余額、現金日記賬余額核對,如有差異,應及時查明原因并做出記錄或適當調整,確?,F金賬面余額與實際庫存相符。經查明無原因的差異,現金短款由出納人員承擔;現金長款暫作現金收入處理,年末未查明原因的,列作其他收入。

    指定專人定期核對銀行賬戶,每月至少核對一次,編制銀行存款余額調節表,使銀行存款賬面余額與銀行對賬單調節相符。如調節不符,應查明原因,及時處理。

    第五章 銀行賬戶管理

    第一條按照《銀行賬戶管理辦法》和財政部財政監察專員辦《中央預算單位開立銀行賬戶批復書》,在銀行開立基本存款賬戶。

    第二條加強銀行賬戶的管理,嚴格遵守有關法律、法規、行政規章的規定;不準違反規定開立和使用銀行賬戶;不得出租、轉讓銀行賬戶;不得使用銀行賬戶進行偷稅漏稅、逃避債務、套取現金及其他違法犯罪活動。

    第六章 收入管理

    第一條在遵守國家相關規定和基金會章程的原則下,接受國內外各界的捐贈,合理組織收入,基金會收入來源于:

    (一)境內外企業、機構及個人捐贈和贊助;

    (二)政府補助收入;

    (三)提供服務收入;

    (四)投資收益;

    (五)其他收入;

    第二條遵照國家相關稅法的規定,接受捐贈或政府資助要簽署捐贈協議、出具捐贈證明或撥款文件。

    第三條基金會的收入按照其來源、出資方意愿分限定性、非限定性收入分別核算,限定性收入再按各個項目進行專項核算與考核。

    第七章 費用支出標準和審批制度

    第一條基金會費用支出可分為:業務活動性支出和管理費支出。

    (一)業務活動性支出,是指基金會為保障正常運轉和完成各項業務工作及社會大型公益活動所需支出?;饡磕暧糜趶氖抡鲁桃幎ǖ墓媸聵I支出,不低于上一年總收入的70%。

    (二)管理費支出,是指基金會發生的工作人員工資福利支出和行政辦公支出等?;饡ぷ魅藛T工資福利和行政辦公支出不超過當年總支出的10%。包括:

    1.工作人員工資福利支出。主要為津貼、補貼。

    2.行政辦公支出。主要有:

    (1)辦公費。辦公用品、辦公耗材、報刊資料等費用的支出。

    (2)印刷費。主要用于基金會的印刷費支出。

    (3)差旅費。工作人員因公出差,差旅費開支范圍和標準按《中國煤炭工業協會差旅費管理辦法》執行。出差人員回京后,須在一周內到財務部門處辦理報銷手續。

    (4)郵電費。主要包括市內電話費、長途電話費、無線移動電話費、郵資費。

    (5)交通費。主要包括外出辦事租車、打車費等支出。

    (6)會議費。主要包括會議住宿費、伙食補助費、會場租用費、交通費、會場布置、文件印刷等雜項費。會議費按《中國煤炭工業協會會議費管理辦法》執行。

    (7)設備購置費。主要包括:辦公家具、辦公設備等。設備購置按照《國有資產管理辦法》中有關條款執行。

    (8)維修費。主要用于辦公設備的維修費用。辦公設備的維修,經處室負責人簽字,財務審核同意后,采取定點維修方式。

    (9)業務招待費?;饡驅嶋H工作需要,接待各部委和基層來京辦公人員工作用餐及加班用餐。

    各項支出均要求事先提出申請,待領導批準后方可執行,報銷時,需主管領導簽字,經辦人簽字,手續齊全后方可到出納處領款。

    第八章 固定資產的管理

    第一條為了加強對固定資產的管理,確保固定資產的安全、完整,提高固定資產的使用效益,根據國家有關規定,制定本辦法。

    第二條固定資產管理的主要任務是:建立健全各項管理制度和賬目;按規定計價、計提折舊;合理配備并節約、有效使用固定資產,提高固定資產使用效益;保證固定資產的安全、完整。

    第三條固定資產的管理執行統一管理,分級負責的原則。

    固定資產管理的主要職責是:

    (一)制定本管理辦法的實施細則和各項管理制度;

    (二)制定并實施固定資產的年度購置計劃和預算;

    (三)負責對所屬單位的固定資產管理工作進行指導和監督;

    (四)按照固定資產處置的審批權限,辦理固定資產的處置上報工作;

    (五)負責本單位固定資產的日常維護、保養、校驗、調配,保證固定資產的有效使用,努力提高使用效益;

    (六)管理好本單位的固定資產,防止固定資產的丟失和損壞,保證固定資產的安全、完整。

    第四條因工作需要添置固定資產,應由使用部門在年初提出申請,報分管資產財務的領導批準。批量購置固定資產,或購置價值較高的固定資產,應報領導辦公會批準。

    第五條購入、調入的固定資產應由資產管理部門和使用部門共同組織驗收,驗收合格后,由財務部門依據發票、固定資產調撥單或資產的交接單據等原始憑證入賬。

    第六條接收捐贈或盤盈的固定資產,應按規定辦理交接或驗收手續,財務部門依據交接單,發票或盤盈報告單等原始憑證入賬。

    第七條除經上級主管部門的批準,基金會及所屬單位的固定資產不得無償調出。

    第八條固定資產有償轉讓時,單位價值在5萬元以上的上報協會批準,需要上報主管部門批準的。由基金會上報主管部門批準。對價值較高的固定資產的轉讓或出售,須經有資質的中介機構對固定資產價值進行評估。

    第九條基金會的固定資產指使用年限在一年以上,單位價值在2000元(含2000元)以上的家具、設備、汽車、房屋和建筑物等。低于2000元的物品按低值易耗品管理,采用領用時一次攤銷法。

    第十條根據基金會的實際情況,固定資產折舊采用平均年限法計提,殘值率3%,家具、設備的平均使用年限按5年、交通工具按5年、房屋和建筑物的平均年限按20年。即固定資產折舊率為:家具、設備類19.4%,交通工具19.4%,房屋類4.85%。

    達到使用年限并已提足折舊的固定資產,由財務部門提出意見,經本單位領導同意后,報協會批準后報廢。以下狀況的固定資產不得辦理報廢手續:

    (一)已達到使用年限,已提足折舊,但還能使用的固定資產;

    (二)未提足折舊的固定資產。

    第十一條固定資產的盤虧或毀損在查明原因后,5萬元以上的報協會批準,需要上報主管部門的由協會上報。屬于個人責任的,單位應付對責任人的處理意見。各單位根據批復辦理固定資產注銷手續,并追究責任人的責任。

    第十二條固定資產管理部門應建立《固定資產卡片》;財務部門應設置并登記固定資產的明細賬和總賬。每年固定資產總賬、明細賬和《固定資產卡片》應進行核對。

    第十三條基金會應定期進行固定資產的清查,對清查出盤盈或盤虧的固定資產按規定進行處置,做到固定資產的實物與《固定資產卡片》、固定資產明細賬、總賬相符。

    第九章 投資管理

    第一條為了加強對外投資的管理,保證國有資產和社團資產的安全、完整,增加收益,減少損失,制定本辦法。

    第二條基金會對外投資由財務統一管理。

    第三條基金會對外投資包括對外長期股權投資、長期債權投資、短期投資和資金的信托管理。

    第四條基金會對外進行投資或追加投資須上報理事會批準并上報主管部門批準。

    第五條對外投資或追加投資前,投資單位應對投資項目進行可行性研究,上報的投資報告應附可行性研究報告。

    第六條投資項目確定后,投資單位應與被投資單位簽訂投資協議,投資協議的草稿應經法律顧問審閱。

    第七條財務部門依據基金會領導的批示和正式簽訂的投資協議,向投資單位劃撥投資款,并據此作增加對外投資的賬務處理。

    第八條經主管部門批準,接收無償劃轉的對外投資時,接收單位應與劃出單位簽訂資產劃轉交接協議,財務部門依據主管部門的資產劃轉文件和資產劃轉交接協議及所附資產移交清單,作增加對外投資的賬務處理。對外投資管理部門應及時通知被投資單位辦理出資人變更手續。

    第九條基金會對外投資的日常管理包括經營管理、財務核算、檔案管理等。

    第十條對外股權投資單位的法人代表或法人代表的授權委托人應參加被投資單位的股東大會,參與被投資單位重大事項的決策。

    第十一條投資單位財務部門應按被投資單位或投資項目設置明細會計科目核算對外投資。

    第十二條基金會按成本法核算對外投資。

    第十三條經理事會批準,被投資單位用未分配利潤增加股東投資時,投資單位財務部門依據股東會和董事會決議及被投資單位開出的股權變更證明,做投資變更的賬務處理。

    第十四條基金會收到被投資單位的股利、分紅、債券利息或委托資產收益后,作增加投資收益處理。

    第十五條按權益法核算對外投資的單位,對外投資如果發生了減值,應當計提長期投資減值準備。已計提的長期投資減值準備如果在以后期間得以恢復,則應將已恢復部分沖減計提的長期投資減值準備。

    第十六條對外投資管理部門應給每一項投資建立檔案。對外投資的批準文件、領導批示、投資協議、出資證明、被投資單位章程、資產委托管理協議、董事會、股東會決議等資料應歸檔保存。

    第十七條對外債權投資在投資協議到期,收回投資后,作核銷投資的賬務處理。

    第十八條委托資產管理協議到期,需要續簽協議的,應在協議到期前,按審批權限和程序報批后,續簽協議。

    第十九條除政府主管部門指令基金會無償調出資產外,基金會對外投資的出讓一律執行有償轉讓,按質論價,并按審批權限和程序上報。

    第二十條對外投資管理部門應對長期沒有收益,甚至虧損或已經停業的對外投資項目進行研究,提出盤活的方案,報批后實施,盡量收回投資,減少損失。

    第二十一條基金會對外股權投資的出讓或撤資須經理事長辦公會同意并報上級主管部門批準。

    第二十二條基金會在處置對外投資損失(包括有償轉讓凈損失和因被投資單位資不抵債破產造成的投資損失)前,應請中介組織對損失進行認定,并報理事長辦公會批準,需要上報主管部門的由基金會按審批權限上報。須經稅務部門批準在企業所得稅前作抵扣的,在損失確定當年,由財務部門上報稅務部門批準后,列入投資損益核銷。

    第十章 預決算管理

    第一條經費預算編制。按上級煤炭工業協會要求,部門每年根據業務職能編制項目申報書及項目預算報財務,由財務負責審核匯總,編制基金會年度預算,經基金會辦公會審議通過后上報煤炭工業協會。

    第二條基金會應加強預算管理,各項收入和其他收入以及各項經費支出全部納入預算管理,并嚴格按照批準的預算和國家規定的開支范圍、開支標準執行。按照收支平衡的原則,合理安排使用各項資金,不得超預算安排支出。其他重要資金的安排使用,報基金會辦公會審定。

    第三條基金會經費決算編制。嚴格按照財政部印發的年度財務決算報表格式、指標口徑、編制方法和統一的數據處理軟件格式,如實編制、錄入、匯總和上報財務決算,加強報表審核,財務決算中有關人員、機構、收入、支出等指標數據必須真實、準確、一致。按照財政部和總局的要求,按時、保質、保量完成年度財務決算工作?;饡哪甓葲Q算由財務負責編制匯總,經基金會辦公會審議通過后上報煤炭工業協會。

    第四條基金會應加強決算編制管理,加大決算審核力度,不斷提高決算的完整性、真實性和有效性。著力提高決算分析水平,注重預、決算的對比分析,通過決算全面反映預算執行情況。強化決算結果的應用,將決算結果作為編制下年度預算的重要依據和參考。通過加強決算管理全面反映基金會年度預算執行情況,反映預算收支年度執行結果,對預算編制和預算執行情況進行檢驗和反饋,不斷促進預算編制和預算執行管理。

    第十一章 票據、票證、印章管理

    第一條根據《中國人民共和國票據法》的規定,明確各種票據的購買、保管、領用、背書轉讓、注銷等環節的職責權限和程序,并專設登記簿進行登記,防止空白票據遺失和被盜用。

    第二條基金會財務專用印鑒由財務負責人和會計分別保管。

    第三條基金會稅務登記證、購買支票專用證和銀錢收據等票證由會計管理,按實際工作需要購買和使用。按照財政、稅務等部門的規定,做好登記、年檢等工作。

    第四條基金會稅務登記證、購買支票專用證和銀錢收據等票證由會計管理,按實際工作需要購買和使用。按照財政、稅務等部門的規定,做好登記、年檢等工作。

    第十二章 財務報告編制與財務分析

    財務報告是綜合、系統、集中地反映基金會在某一會計期間的財務狀況和經營成果的一項書面報告。應按規定準確及時的編制財務報告,并據此對基金會進行正確的財務分析與評價。

    一、財務報表及報送時間

    1、財務報表:

    (1)會計人員必須遵照會計準則、會計制度,編制對外的報表。根據下述報表種類、格式、內容、財務情況說明書、財務分析編制集團內部會計報表。

    (2)財務報表的編制應做到數字真實、計算準確、內容完整、說明清楚、報送及時,任何人不得篡改或指使他人篡改報表數字。

    (3)各報表之間、各項目之間,凡有對應關系的數字,應做到相互一致,勾稽關系正確,上下期報表中的有關數字應相互銜接;各期報表若編制的內容和方法上有變動,應作詳細說明。

    (4)財務報表的編制,應將屬于該決算期已處理完畢的會計事項,記入會計賬簿的數字,經過計算,試算平衡后,編制會計報表,保證賬表一致。

    (5)財務報表應按規定時間上報,不得為趕報表提前結賬,不得任意估計數字。

    (6)季度、年度會計報表必須附會計報表說明和財務分析報告。

    2、編寫的主要內容包括:

    (1)業務活動收支情況;

    (2)資本的結構及變動情況;

    (3)資產及資產分配情況;

    (4)資金變動周轉情況;

    (5)各項物資盤盈、盤虧、毀損及報廢情況;

    (6)會計核算方法變更,對財務狀況和經營成果的影響程度;

    (7)其他有必要說明的情況。

    二、財務分析

    1、財務報表的數字是靜止的,只是了解經營狀況的第一步,要深入了解財務經營成果,財務部門在每個會計核算期末,應對基金會的財務情況作出詳細的分析。

    2、財務分析的主要內容:根據財務報表及有的資料,首先對基金會收支情況進行分析,說明完成情況及影響的原因:

    (1)資產完成情況分析

    (2)成本分析:

    (3)資金分析

    (4)財務情況的綜合分析及評價指標:

    3、財務分析報告制度:

    (1)財務部門在進行財務分析后,根據分析暴露存在的問題和不足,找出差距,提出解決及改進措施、建議,基金會組織各有關部門研究決定貫徹意見,認真組織實施。

    (2)財務報告是反映基金會一定時期財務狀況和預算執行結果的總結性書面文件。

    第十三章 會計檔案管理制度

    為加強會計管理,為了加強和規范會計檔案管理,建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密,根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定,結合我中心工作實際情況,特制定本制度。為了加強和規范會計檔案管理,建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密,根據《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規定,結合基金會工作實際情況,特制定本管理辦法。

    第一條會計檔案的歸檔范圍

    會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、會計年度數據備份盤、會計核算系統軟件、操作人的密碼等會計核算專業資料,是記錄和反映基金會經濟業務的重要史料和證據。具體包括:

    1、會計憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

    2、會計賬簿類。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產明細賬、輔助賬簿、其他會計賬簿。

    3、財務報告類。包括月度、年度財務報告、其他財務報告,報告中要有會計報表、附表、附注及必要的文字說明。

    4、其他類。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊及其他在會計核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價值的會計核算資料。

    第二條會計檔案的歸檔要求

    1、凡是納入會計核算中心進行會計集中核算的單位,由核算中心對其所管的每個單位都應以全宗為單位編制全宗卷,按全宗號順序排列編制全宗卷目錄。全宗卷內的各種會計資料,包括賬簿、憑證、清冊、報表等應做到準確、齊全、規范,并應按照其固有的特點,保持會計資料期間的有機聯系,反映全宗管理的歷史面貌,以便于保管和利用。

    2、會計檔案的收集與整理。各全宗卷由核算中心記賬會計負責收集、整理,并做好平時歸卷工作。每月終了,要及時將當月形成的會計資料收集齊全、完整,區分全宗進行分類、立卷,卷內資料整理,案卷、卷盒封面項目的著錄,案卷的裝訂、排列和案卷目錄的編制。案卷封面和卷盒封面著錄內容要齊全,不得遺漏。會計年度終了后,第二年的第一季度,移交業務部驗收合格后,由檔案管理人員集中入庫上架,統一管理。

    3、磁性介質會計資料的歸檔。年度終了,系統管理員將當年賬簿、報表等會計電算化資料備份并詳細標注,裝盒交業務部歸檔。包括:會計年度數據備份盤;同期的操作系統、相關應用程序軟件及會計核算系統軟件;操作人的密碼、操作日志等其他會計資料。會計檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質保存的會計資料,根據保管期限,由系統管理員定期復制,且應標識清楚,雙份歸檔,異地存放。

    第三條會計檔案的保管期限

    會計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會計檔案其保存期限從會計年度終了后的第一天算起,分為3年、5年、10年、15年、25年5類。

    (一)會計憑證類

    1、原始憑證、記賬憑證15年。其中:涉及外來和對私改造的會計憑證永久保存。

    2、銀行存款余額調節表3年。

    (二)會計賬簿類:

    1、日記賬15年。其中:現金和銀行存款日記賬25年。2、明細賬、總賬、輔助賬15年。

    3、涉及外來和對私改造的會計賬簿永久保存。

    (三)會計報表類:

    1、主要財務指標報表3年。

    2、月、季度會報表15年。

    3、年度會計報表永久保存。

    (四)其它類:

    1、會計檔案保管清冊及銷毀清冊25年。

    2、財務成本計劃3年。

    3、主要財務會計文件、合同、協議永久保存。

    第四條會計檔案的借閱

    保存的會計檔案原則上不得借出。如需查閱,須經基金會領導同意批準,方可查閱、復印。涉及到各單位機密的會計資料,除執法部門以外,其余單位和個人不得查閱、復印查閱或復印會計檔案的人員嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。會計檔案不得攜帶出境。

    第五條會計檔案的銷毀

    保管期滿的會計檔案,按照以下程序銷毀:

    1、由基金會檔案管理人員會同有關部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數,起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

    2、會計集中核算單位負責人和基金會負責人要在會計檔案銷毀清冊上簽署意見.

    3、銷毀會計檔案時,應由同級檔案機構、財政部門和審計部門派員監銷。

    4、監銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本基金會負責人。

    第六條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。在建項目尚未完成的會計檔案,保管期限已滿不得銷毀。

    第七條會計檔案的移交。移交會計檔案,雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案時,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱,卷號、冊數,起止年度和檔案編號,應保管期限,已保管期限等內容。交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

    第八條會計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠,磁性介質資料要做到防磁、防雷。重要資料實行雙備份,一份存檔案室,另一份異地存放。做好會計檔案的保密工作,遵守保密制度。

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